Почему предприятия переходят на конфигурации 1С Комплексная автоматизация (КА) и конфигурация (ЕРП) (Enterprise Resource Planning) Автоматизированные системы управления предприятием?

Небольшое введение в автоматизацию бухгалтерии.

Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет на любом предприятии нуждаются в автоматизации.  

Автоматизация учетных процессов может быть реализована на базе многих программных продуктов, но на сегодняшний день, самые распространенные – это: 

• -1С предприятие
• -СБИС
• -Инфо-бухгалтер
• -Турбо 
• -Бест
• -Парус
• -Галактика

За многолетнюю аудиторскую практику мы поработали со всем программными продуктами, данная статья не об этом, но многие из клиентов, применяющие другие учетные системы рано или поздно переходили к использованию 1С. Клиентов наоборот перешедших из 1С в другие учетные системы, нам не встречались. Выводы сделайте самостоятельно. 

В статье речь пойдет об усовершенствовании учета в 1С. 

В продолжении минимального ликбеза по 1С расскажем как устроена программа, странно но многие пользователи, предприниматели а чаще начинающие предприниматели не понимают как устроена 1С система. 

В двух словах.  Программа 1С имеет платформу, она едина и одинакова для всех. Это как бы основа – на которую уже нанизываются разные конфигурации.  Платформа может быть установлена, но еще пустая и не иметь конфигураций, а конфигурации без платформы работать не могут. Платформа как рельсы, а конфигурации как поезда которые по этим рельсам идут. 

Так вот конфигурации могут быть разные, они заточены под разные задачи и отрасли. Есть конфигурации Зарплата Кадры, есть СРМ, есть документооборот, есть конфигурации которые дописываются и поддерживаются профессиональными разработчиками и они имеют узкую отраслевую направленность типа ТСЖ, Автосервис и тд. 

Так вот ранее одной из самых распространенных была конфигурация Бухгалтерия предприятия, она могла работать еще с несколькими параллельно, например СРМ, Зарплата кадры, Управление торговлей, УПП (управление производственным предприятием), Розницей и т.д., это самые распространенные связки. 

Но есть конфигурации более сложные, которые объединяют в себе весь перечисленный функционал, это конфигурация – Комплексная автоматизация и самая сложная, объемная и многофункциональная – это ЕРП. 

Естественно применение той или иной конфигурации всегда зависит от масштаба бизнеса и его отраслевой принадлежности. Так среди наших клиентов много среднего и крупнейшего бизнеса, производства и торговли, которые поставили своей целью переход к единой конфигурации от своих нескольких, и переходят либо в Комплексную автоматизацию либо в ЕРП. 

Переход связан не только с масштабом бизнеса, удобством автоматизации процесса бухгалтерии и управленческого учета, а еще и с некоторыми общими тенденциями программирования разработчиком, а именно:

1. В КА и ЕРП реализовали более актуальную учетную политику, а именно автоматизировали расчеты по новым ФСБУ, и имеено в этих конфигурациях планируется их поддержка и развитие. Поэтому многие компании во избежание ошибок и трудоемкого учета ринулись переходить на КА или ЕРП.
2. Более подходящие регистры  и аналитика под учет отраслевых решений ( торговля, склад, производство)
3. Более полная индивидуальная система Управленческого учета, планирования и Бюджетирования.
4. Автоматизация других, смежных бизнес-процессов и встроенная СРМ, корпоративный портал, документооборот и тд.
5. Возможность делать индивидуальные доработки в соответствии со спецификой и целями компании.

Но более сложные и объемные программные продукты имеют свои нюансы ( более профессиональный уровень программирования, сложная последовательность настройки и учета, более высокий вес, соответственно другие требования к компьютерному оборудованию,  кратно выше стоимость программного обеспечения и обновлений. 

Точные подробные различия конфигураций можно найти на сайтах официальных дилеров программного обеспечения.

Мы же обсудим нюансы перехода с точки зрения бухгалтерии и руководителей предприятия. 

Допустим, решение о переходе на другую конфигурацию принято, что далее, каков алгоритм перехода и что необходимо учесть?

Шаги, которые необходимо предпринять при начале перехода на КА и ЕРП.

Можно настроить синхронизацию из 1С БП в 1с КА или в 1С ЕРП или перенести остатки с помощью файла внешней обработки

Сложности и основные ошибки,  которые возникают при переходе со старой конфигурации 1С в Комплексную Автоматизацию /ЕРП, что необходимо учесть!?

1. Настройка учетной политики. Для того чтобы ее четко настроить с ней для начала нужно определиться, с ней и со всеми ее обязательными приложениями, в том числе подробной синтетикой и аналитикой счетов. 
2. Ввод начальных остатков, учесть период переноса и достоверность данных остатков, перед этим необходимо провести аудит и инвентаризацию по всем счетам. 
3. Разработать необходимые ГФУ (группа финансового учета) настройка счетов учета в бухгалтерском и налоговом учете.
4. Уделить внимание расчету себестоимости и настройке аналитике затрат.
5. Определить как будет вестись учет в переходный период и четко опраделить техническое задание и этапы переход в новое ПО. 

Вот несколько кейсов,  ситуации от наших Клиентов, типичные ошибки при переходе, что необходимо учесть.

1. Настройка КА для торговли:

— в бух базе не верно велся учет по договорам с контрагентами в евро и USD, соответственно не верно перенеслись остатки в КА, нам пришлось править остатки по контрагентам , исправления проходили вручную.

—  так же нужно учесть, что при переносе остатков, этот месяц тоже закрывается в программе и она автоматически рассчитывает курсовые разницы и если курсовые разницы были не верно рассчитаны в бух программе, то соответственно это тоже приходится править вручную.

Все исправления ручными способами будут вылезать в дальнейшем при работе с программой 1С КА и 1С ЕРП, поэтому лучше за ранее проверить все, что вы собираетесь переносить.

1. Перенос данных в 1С КА из 1С бух для производства.

— наш клиент не сделал сразу переход из одной базы в другую, что привело к тому, что сотрудники не справились с работой одновременно в двух базах.

— обучение сотрудников нужно обязательно для каждого на свое участке, так как 1С КА, очень сильно отличается в алгоритмах работы от 1С бух.

1. Перенос из БП в КА торговля и производство. 

Компании имели сравнительно не большие обороты, перешли остатками, которые были перенесены не точно, и бухгалтер не знала продукт КА, не могла далее закрывать периоды и реформировать баланс, что привело к тому, что накопился большой объем восстановления и как следствие корректировок. После полного исправления и настройки программы специалистами компания снова взяла бухгалтера без опыта работы с КА. Чем закончиться их работа с учетной системой плюс минус понятно. 

1. Крупное производственное предприятие- переход не ЕРП.

Предприятие ранее вело учет в частично в регистрах, документально, и в программе 1С, которая не закрывалась и была искажена. Учетная политика не отражала реальную систему учета. Для перехода в ЕРП необходимо было изначально собрать заново систему учета, поменять отдельные методы учета, четко прописать все аналитики алгоритмы закрытия себестоимости. Провести обучение сотрудников. 

1. Во всех наших кейсах были общие сложности и ошибки, а именно взаимодействие специалистов бухгалтерии с недостаточными знаниями работы новой программы и где-то и старой программы и не полная картина и понимание методологии учета предприятия специалистами в сфере программирования 1С. 

Как правило, нужен некий специалист который обладает и теми и другими знаниями и глубоко погруженный в учет предприятия при переходе. В нашей компании это бухгалтера аудиторы, которые неоднократно вели такие проекты перехода. Именно они могут грамотно составить проанализировать текущую методологию учета, готовность учета к переходу, достоверность данных, потребности предприятия в  дальнейшей картине финансового учета а значит методов учета необходимых предприятию, составить техническое задание по переносу , сопроводить перенос и переходный период, ставить задачи бухгалтерии и программистам, и довести переход до успешного закрытия и реформации баланса на новом программном обеспечении.

Все вышеизложенные нюансы это маленькие примеры из многочисленных ошибок из практик перехода, поэтому намного эффективнее переходить с участием специалистов, в том числе нашей компании.

У нашей компании богатый опыт перехода и внедрения 1С Комплексная автоматизации и 1С ERP, наши сотрудники, которые занимаются внедрением, не только имеют знания 1С, но знания в области бухгалтерского, налогового и управленческого учета.

Этапы перехода и примерная стоимость. Спланировать переход и учесть.

1. Проверка состояния бухгалтерского учета (методом экспресс – от 50 000 руб.)
2. Инвентаризация, подтверждение остатков (самостоятельно предприятием).
3. Проверка и доработка Учетной политики ( от 25 000 руб.)
4. Настройка 1С КА и 1С ЕРП от 80 тыс.
5. Настройка учетной политики в 1С КА и 1С ЕРП от 50 тыс. руб.
6. Перенос остатков от 250 тыс. руб.
7. Проверка остатков от 250 тыс. руб. 
8. Проверка и настройка закрытия месяца от 250 тыс.
9. Время работы специалистов 1С  ( 1 час от 5000 руб.) 
10. Стоимость самого ПО 1С (в зависимости от конфигурации и кол-ва пользователей) 

По срокам перехода зависит от подготовки (есть подготовительный период он должен начинаться перед закрытием года в старой программе, и переходный период с момента подтверждения и переноса остатков в новое ПО), минимальный срок полного перехода от 5 мес. Все зависит от готовности учета компании к переходу и от объема и сложности финансово-хозяйственной деятельности, и от дополнительных задач управления и процессинга компании.  

К слову сказать почти все наши многочисленные клиенты используют возможности программы максимум процентов на 60%, не используя дополнительные аналитические и другие разделы программы, просто из-за того что не могут до конца разобраться с настройками! А это вам один из явных источников для оптимизации учетного процесса и процесса управления предприятием. 

А новым, вновь созданным компаниям рекомендуется, не легкомысленно относиться к тому ПО в котором начинаете бухгалтерский учет, дабы потом не делать двойной работы и затрат. 

Для изучения вашей ситуации, состояния готовности к процессу перехода вы можете записаться на бесплатную консультацию или экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета. Записывайтесь любым удобным способом https://taplink.cc/global_cg и будьте в курсе всех практических нюансов ведения бизнеса с Глобал Консалтинг Групп. 

Материал подготовлен  Руководителем департамента аудита, 

проектного департамента Сизовой Мариной Михайловной 

и Управляющим партнером, Полубояриновой Екатериной Ивановной.