Top.Mail.Ru

Описание и оптимизация бизнес-процессов компании

Полное руководство по ходу проектов описания и оптимизации бизнес-процессов компании

Вы сейчас стоите на пороге структурирования и описания процессов Вашей компании. Отлично! Значит настало то самое время, вывести «Золотой стандарт» функционирования вашей бизнес-системы. Это долгий и трудоемкий процесс, но выполнимый.

Вот некоторые рекомендации и детали хода таких работ.

В процессе первого этапа работ наши специалисты выявят самые основные «узкие места», которые не позволяют расти компании, а может даже наносят ощутимый и измеримый ущерб. Список «узких мест», полученных от участников персональных интервью и ЛПР во время стратегических сессий, будет обработан соответствующими методами анализа с построением графиков и таблиц взаимосвязей, что позволит выделить основные (корневые) задачи, первоочередное решение которых полностью исключит, либо существенно снизит напряженность, даст понимание какие решения требуются для отладки «проблемных» мест функционирования компании.

Параллельно мы проведем работу с первыми лицами структуры управления компании по выявлению и фиксации текущих стратегических целей и задач. На основе собранной информации построим дерево стратегических целей.

Проведение совместного анализа проблемного поля, корневых проблем и дерева стратегических целей, позволит в результате этапа диагностики организации получить четкую картину ситуации в компании и объективно выбрать те направления и задачи, которые в первую очередь необходимо оптимизировать как на уровне подразделений, так и в целом в компании.

Предложим собственнику синхронизировать свои личные цели со стратегическими целями компании.

В ходе работ мы составляем дорожную карту проведения в Компании необходимых и рекомендуемых, по мнению Консультанта работ, сформирован календарный график, определены объемы и состав предстоящих работ, отвечающих первоочередным целям и потребностям организации. Со стороны компании также назначаются ответственные за проведение проекта лица. Помощь сотрудников и их участие в работах —один из залогов быстрого и качественного хода проекта.

На следующих этапах работ, руководствуясь собранной и проанализированной информацией, будут:

  • выработаны критерии оптимизации
  • описаны и оптимизированы бизнес-процессы
  • разработана оптимальная организационная структура Компании
  • сформированы Положения о подразделениях и Должностные инструкции сотрудников

Этапы проекта

1-й этап

  1. Определение стадии жизненного цикла компании;
  2. Формирование перечня стратегических целей и задач организации, построение дерева целей;
  3. Формирование и анализ карты «узких мест»;
  4. Классификация бизнес-процессов верхнего уровня;
  5. Построение графической модели процессов верхнего уровня;
  6. Рекомендации по оптимизации организационной структуры компании;
  7. Формирование Технического задания необходимых работ;
  8. Подготовка выводов и рекомендаций по результатам диагностики компании.

2-й этап

  1. Описание бизнес-процессов компании;
  2. Формирование критериев оптимизации бизнес-процессов;
  3. Оптимизация бизнес-процессов компании.
  4. Разработка оптимальной Организационной структуры компании и Штатного расписания;
  5. Формирование Должностных регламентов, стандартов и инструкций и Положений о подразделениях.
  6. Структура и наполнение единой базы знаний.

3-ий этап

  1. В целях максимальной оптимизации проведение автоматизация частей процесса в согласованном Программном обеспечение.
  2. Настройка всех возможных синхронизаций.
  3. Внедрение базы знаний.
  4. Документооборота.
  5. Смарт-процессов.
  6. Передача регламентов сотрудникам. Обучение пользованию программного обеспечения.

4-ый этап

Бизнес-процессы — это живой организм компании и наблюдать за его функционированием нужно постоянно. В том числе доводить описанные регламенты и схемы работы до практически используемых в реальной жизни.

Максимальный период наблюдения — это 1, 2 операционных цикла компании.

Т.е. каждый процесс компании должен пройти не менее 2х раз по установленным регламентам и схемам.

Далее рекомендуется проведение последующего анкетирования участника процесса, учет расхождений и рекомендаций «носителей процесса».

Изменение регламентов и схем работ к практически применимым.

Обучение ЛПР взаимодействию с деревом процессов и регламентацией процессов компании для того, чтобы описанная бизнес-система всегда была прозрачна и актуальна.

Методики и состав работ этап 1

1.1. Подготовка сбора и анализа информации о компании

1.1.1. Выбор субъектов получения информации

Выбор субъектов получения информации производится предварительно на основе организационной структуры предприятия, штатного расписания и других документов. По результатам проведения первичных интервью список субъектов может быть скорректирован на основе полученной информации.

1.1.2. Выбор форм и методов сбора информации:

составление и описание форм анкет;

подготовка опросных листов;

подготовка сценариев проведения интервью;

выбор методов анализа документов, предоставленных Заказчиком

1.2. В целях рационального использования рабочего времени сотрудников подразделений Компании производится формирование и согласование графика проведения встреч

На основе модели организационной структуры компании и штатного расписания, формируется и согласуется с ключевыми сотрудниками предприятия и руководителями отделов и подразделений график проведения интервью.

1.3. Сбор информации и анализ документов

1.3.1. Сбор и анализ регламентирующих документов:

Как правило, запрашиваются и анализируются следующие документы (либо некоторые из них):

  • модель организационной структуры;
  • положение о структурных подразделениях;
  • должностные инструкции специалистов;
  • штатное расписание;
  • имеющиеся описания основных процессов Компании в том, или ином виде;
  • описание технологии производства, технологических переделов и технологические карты;
  • инструкции и регламенты;
  • другие доступные Консультанту документы.

1.3.2. Проведение интервью с менеджментом, руководящим составом и ключевыми сотрудниками подразделения, формирование карты «узких мест»;

сбор информации для формирования схемы бизнес-процессов верхнего уровня.

Интервью с сотрудниками проводятся в соответствии с утвержденным графиком проведения встреч на территории предприятия (офиса компании Заказчика). Уточняющие вопросы, согласование результатов, определение степеней влияния выявленных на этапе интервью проблем могут быть направлены соответствующим специалистам по электронной почте или дополнительно обсуждены по телефону.

1.3.3. Разработка схем «узких мест»

Свод выявленных Консультантом проблем по анализируемым направлениям.

1.4. Формирование схемы бизнес-процессов предприятия верхнего уровня:

  • классификация и блоки бизнес-процессов;
  • построение графической модели бизнес-процессов верхнего уровня.

Модель процессов верхнего уровня позволяет подготовить базу для последующего описания бизнес-процессов, их классификации и оптимизации на следующих этапах проекта, определить границы проекта, сформировать дорожную карту последующих работ.

1.5. Синхронизация стратегических целей

Модель целей содержит в себе как описание собственно целей и их характеристик, так и взаимосвязей между ними. В рамках этой модели между ее элементами могут устанавливаться иерархические отношения «цель-средство», предполагающие, что достижение каждой нижестоящей цели становится одним из средств для достижения вышестоящей.

Дерево целей необходимо для понимания соответствия конкретных реализаций бизнес-процессов компании стратегическим целям и задачам, а также будет использоваться на следующих этапах проекта при построении структуры бизнес-процессов и показателей эффективности, нацеленных на достижение заявленного стратегического результата.

Для выработки/уточнения стратегических целей проводятся стратегические сессии Управления и Маркетинг

1.6. Определение стадии жизненного цикла компании, выявление системных проблем на данном этапе жизненного цикла, прогнозирование развития.

В процессе проведения диагностики необходимо понять в какой фазе жизненного цикла в настоящий момент находится организация. Это важно с точки зрения оценки критичности тех или иных выявляемых проблем, а также с точки зрения определения дальнейшего вектора развития (прогнозирования) ситуации в организации. Модель жизненного цикла показала свою высокую эффективность в прогнозировании предстоящих кризисов управления в организации и методов их предотвращения.

1.7. Подготовка отчетных материалов с результатами анализа, выводами и рекомендациями

Методики и состав работ этапа 2

На основании собранного анализа данных, проводится раскладка процессов верхнего уровня на под-процессы.

Формируется глубинная архитектура бизнес-процессов и определяется перечень лиц для детального интервьюирования и получения всей необходимой информации об операционной деятельности целевых подразделений компании для последующего моделирования и оптимизации бизнес-процессов.

Формируется план-график интервью и проводится интервьюирование с основными участниками бизнес-процессов с параллельной фиксацией полученной информации в форме моделей бизнес-процессов. Модель бизнес-процесса представляет графическое изображение бизнес-процесса.

Модель включает в себя дерево процессов верхнего уровня и под-процессов.

Проходит сбор дополнительной информации по каждому под-процессу.

Проходит сбор и обобщение материалов и инструментов под-процесса.

Анализируются внутренние документы, регламентирующие деятельность подразделения компании и ее подразделений.

Выявляются: границы бизнес-процессов, ресурсы, владельцы бизнес-процессов, контролеры входы и выходы бизнес-процессов.

Уточняются качественные и количественные результаты под-процесса.

Происходит обобщение и сбор данных в единую базу знаний.

Параллельно в случае выявленного участка для оптимизации —вносятся заранее согласованные изменения в регламенты.

Формализация моделей бизнес-процессов «Как есть»

В рамках формализации моделей бизнес-процессов мы описываем модели согласно следующим требованиям:

Допускается формирование моделей бизнес-процессов на нескольких уровнях детализации.

При описании бизнес-процесса используется паспорт бизнес-процесса, включающий:

  • номер и наименование процесса;
  • исполнители процесса;
  • события, инициирующие процесс;
  • входы процесса;
  • выходы процесса;
  • события, завершающие процесс;
  • задачи процесса;
  • перечень используемых ресурсов;
  • перечень используемых документов/баз данных/ИС.

Модели бизнес-процессов «как есть» становятся основой для оптимизации бизнес-процессов и формирования модели бизнес-процессов «как надо» (в конечном результате — «как будет»). Для этого осуществляется работа по анализу текущих бизнес-процессов на предмет выявления их преимуществ, недостатков, временных и финансовых издержек, различных определенных требований к ним и т.д.

Методы анализа и оптимизации

В качестве методов анализа и оптимизации бизнес-процессов, в зависимости от требований Заказчика или задачи могут использоваться:

  • SWOT-анализ (анализ слабых и сильных сторон бизнес-процесса);
  • метод анализа причин-следствий (диаграмма Исикавы — Cause and Effect Diagram);
  • бенчмаркинг;
  • анализ и оптимизация бизнес-логики процесса;
  • методы функционально-стоимостного анализа (ФСА-анализ);
  • методы имитационного (динамического) моделирования;
  • расчет и анализ трудоемкости и длительности бизнес-процесса, расчет оптимальной численности персонала в бизнес-процессе;
  • анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей KPI, статистические методы;
  • расчет и изменение фрагментарности бизнес-процесса;
  • анализ и оптимизация матрицы распределения ответственности в бизнес-процессах;
  • анализ и минимизация операционных рисков бизнес-процесса;
  • анализ уровня автоматизации бизнес-процесса и оптимизация системной архитектуры компании;
  • Lean, Six sigma.

Разработка моделей бизнес-процессов «Как надо»

В результате проведенного анализа нами разрабатываются оптимизированные модели внутренних бизнес-процессов подразделения компании «как надо» с учетом:

  • перераспределения зон ответственности за бизнес-процесс в целом и его задачи;
  • исключения зон безответственности, дублирования задач;
  • оптимизации схем документооборота и обмена информацией;
  • оптимизации временных и финансовых издержек на процессы;
  • исключения «узких» мест в бизнес-процессах;
  • дальнейшей автоматизации отдельных бизнес-процессов с использованием информационных систем;
  • соответствия бизнес-процессов поставленным целям и задачам и т.д.

Подготовленные модели бизнес-процессов «как надо» согласовываются с ключевыми исполнителями для внесения корректировок (при необходимости) и дальнейшего их утверждения в виде моделей «как будет».

Проведение данного этапа позволяет сформировать базис для проведения дальнейших работ по регламентации (должностные инструкции, положения о подразделениях, регламенты и др. организационные документы) и формирования оптимизированной организационной структуры исходя из целевой оптимизированной модели выполнения бизнес-процессов в организации.

Модель «Как есть»

1.1. Дополнительный сбор информации и анализ документов, регулирующих деятельность целевых подразделений.

1.2. Уточнение и детализация в рамках интервьюирования информации по бизнес-процессам. Задачи интервьюирования:

1.2.1. выявить все внешние объекты, с которыми Компания (рассматриваемые структурные подразделения) взаимодействует;

1.2.2. описать порядок взаимодействия Подразделения компании с внешними объектами, информационные и материальные потоки;

1.2.3. описать порядок взаимодействия в рамках текущих бизнес-процессов;

1.2.4. выявить используемые информационные технологии, базы данных, хранилища;

1.2.5. собрать данные по бизнес-процессам.

1.3. Моделирование бизнес-процессов компании «как есть»

1.4. Интервьюирование сотрудников по бизнес-процессам в два этапа:

1.4.1. на первом этапе будет осуществлен сбор информации и документов, необходимых для детального описания бизнес-процессов подразделения компании;

1.4.2. на втором этапе будут проведены согласования разработанных моделей бизнес-процессов и внесение корректировок.

1.5. Анализ бизнес-процессов и проведение оценки их эффективности и оптимальности с точки зрения минимизации издержек и отрицательного влияния на деятельность организации:

1.5.1. выявление дублирования функций между структурными подразделениями и «зон безответственности»:

  • фрагментарности функций;
  • зон неоптимальности, снижающих эффективность выполнения ключевых бизнес-процессов;
  • наличие несвойственных должности операций/процессов;
  • наличие большого числа второстепенных незначимых лиц, принимающих решения в бизнес-процессах.

1.5.2. При проведении оценки оптимальности, анализу будут подвергаться также следующие параметры бизнес-процессов:

  • унифицированность, обоснованность и достоверность исходных данных («входы»);
  • полнота и своевременность управляющих воздействий, их наличие;
  • оптимальность действий в рамках выполнения процедур бизнес-процесса;
  • оптимальность сроков выполнения работ;
  • достаточность ресурсов, как в количественном, так и в качественном аспекте;
  • качество промежуточных результатов и их достаточность для реализации последующих процедур.

Модель «Как надо»

2.1. Разработка критериев оптимизации бизнес-процессов с учетом:

  • соответствия бизнес-процессов стратегическим целям Компании;
  • структуризации процесса (формирование структуры процесса с выделением его ключевых характеристик: ответственного лица, результатов выполнения, границ, входов-выходов процесса, ключевых показателей бизнес-процесса);
  • необходимого перераспределения ответственности между исполнителями;
  • масштабирования и мультиплицирования моделей бизнес-процессов при росте компании;
  • включения функций, необходимых для организации эффективного бизнес-процесса;
  • оптимизации функций контроля;
  • исключения избыточных и дублирующих функций;
  • унификации коммуникаций;
  • длительности выполнения бизнес-процесса;
  • полноты, своевременности получения и достоверности информации;
  • трудоемкости процессов, влияющих на их стоимость;
  • других параметров, определенных в процессе анализа проблемного поля, целей и задач организации, возможностей комплексной автоматизации.

2.2. Формирование моделей бизнес-процессов «как надо» с оптимизацией бизнес-процессов

2.3. Описание моделей бизнес-процессов «как надо»

2.4. Согласование бизнес-процессов «как надо» с представителями Заказчика и формирование моделей бизнес-процессов «как будет», в том числе подготовка информации в электронном репозитории бизнес-процессов для возможности последующего (вне рамок данного проекта) формирования регламентов бизнес-процессов, положений о подразделениях, должностных инструкций и задач автоматизации бизнес-процессов

Методика и состав работ: Этап автоматизации. Внедрения. Обучения

Основным инструментом оптимизации является автоматизация процесса. Как правило автоматизация затрагивает отдельные подразделения компании, позволяет сократить срок выполнения работы, упрощает процесс, снижает количество ошибок, снижает время обучения процессу, делает прозрачным контроль за процессом, дает возможность получения всесторонней информации и отчетности по процессу.

Для автоматизации первично предлагается программное обеспечение, с которым ранее работала компания.

Предлагается самое современное ПО, которое отвечает задачам процесса.

Решение о том какое ПО будет использовано принимается на 1 этапе проекта.

  1. Проводится внедрение ПО. Его настройка.
  2. Проводится обучение ЛПР и контролеров процесса.
  3. Возможно проведение обучения всех «владельцев процесса» с написанием регламентов работы с ПО.

Методика и состав работ: Этап наблюдение и корректировка

Данный этап может проводиться консультантом, либо самой Компанией самостоятельно.

Для завершения описания бизнес-процессов и регламентации Бизнес-системы проведение наблюдения и корректировки обязательная часть.

  1. Согласование периода наблюдения.
  2. Согласование формы наблюдения.
  3. Согласование чек-листа и состава тестируемых сотрудников. Возможно интервью.
  4. Проведение анализа чек-листов, проведение интервью.
  5. Согласование карты ошибок. Формирование Технического задания для внесения изменений в регламенты.
  6. Внесение изменений.

Результат проекта

Мы не рекомендуем делать бумажную книгу и «положить в стол» данные работы. Если вы не знаете зачем вам это — то лучше пока не начинать.

Мы рекомендуем собрать итог проекта в форме:

  1. Полное руководство по ведению бизнеса. Схема. Регламент/стандарт/приложения —от общего к частному. (В электронной форме в базе знаний с удобным поиском и ссылками на разные этапы дерева процессов регламентов и инструментов и т.д). У регламента должен быть разный уровень доступа — полный у собственника и ограниченный у «владельцев процесса».
  2. Максимальная проверка, оптимизация и автоматизация всех процессов
  3. Постановка прозрачного контроля за бизнес-системой
  4. Отладка внедрения изменений в систему

Полное и правильное проведение проекта позволяет добиться следующих результатов:

  1. Снижение времени работы в отдельных процессах, упрощение отдельных работ как результат:
    Уменьшается скорость работ, производительность труда, повышается оборачиваемость, снижение себестоимости работ, увеличение чистой прибыли.
  2. Регламентация и ПО позволяет добиться прозрачности в контроле, и получения быстрой аналитики:
    — Мобильность и точность управления.
    — Снижение рыночных рисков.
    — Обоснованность принятия управленческих решений.
    — Быстрая обучаемость сотрудников и снижение материальных затрат при адаптации новых сотрудников.
    — Повышение лояльности персонала за счет удобных и современных рабочих процессов
  3. Наличие прозрачного контроля и быстрой диагностики проблем бизнеса.
  4. Наличие подробного регламента для быстрого тиражирования. Открытие подразделений. Вывод франшизы. Открытие новых направлений бизнеса и т.д.
  5. Высвобождение ЛПР для решения стратегических задач и новых проектов.

Понравились статьи?

Больше ежедневного контента в наших социальных сетях для развития вашего бизнеса.

Связанные статьи

Как мы создали бизнес-проект в нише санаторно-курортных услуг

6 июня, 2023

7 основных признаков того, что Вашему бизнесу нужен аудит бизнес-процессов. 

15 июля, 2024

Где найти оборотные средства

Как справиться с дефицитом оборотных средств в бизнесе
7 июля, 2022

Заполните заявку

И мы свяжемся с Вами для консультации